Que propose myAgenda ?
MyAgenda permet de gérer des calendriers contenant des événements (rendez-vous, cours, etc.), de les partager avec d’autres membres de la communauté universitaire, voire de les publier sur Internet. Calendriers personnels ou de groupes, privés ou professionnels, vues multi-calendriers, invitations, disponibilités, synchronisations avec d’autres outils d’agendas, sont d’autres possibilités offertes.
Pourquoi un tel outil ?
Pourquoi proposer un outil d’agenda dans MyUNIL, alors que le géant bien connu Google offre déjà tout ce qu’il faut et gratuitement ? Autre interrogation, plus locale : pourquoi cette nouvelle offre alors que sont déjà utilisés quotidiennement des outils tels TeamAgenda ?
La réponse à la première question tient en deux mots : confidentialité et configuration des informations. Cela n’est plus un secret : le dépôt d’informations personnelles sur internet (dans le cloud), via des réseaux sociaux, messageries ou autres services gratuits, induit des effets pervers menaçant la protection de la sphère privée. La publicité ciblée, core business de Google, en est l’exemple le plus criant. Par ailleurs, maîtriser un outil localement permet de l’alimenter automatiquement avec des informations provenant de notre système d’information : horaires de cours pour les étudiants, actualités et événements de l’UNIL, vacances scolaires vaudoises, etc.
Concernant la deuxième question, et plus spécifiquement TeamAgenda, il s’avère que cet outil, introduit il y a plus de 10 ans au sein de la direction de l’UNIL et ses services, montre des signes de faiblesse, en particulier dans la synchronisation avec un PDA ou un smartphone, et de graves lacunes de sécurité des données. Un remplaçant était donc avidement recherché.
La solution retenue
Offrir un service à toute la communauté universitaire, étudiants compris, l’intégrer dans le système d’information existant, répondre aux exigences actuelles de mobilité, telles étaient les principales contraintes initiales pour le choix d’un produit.
L’expérience de nos voisins de l’EPFL nous a incités à approfondir l’étude du produit open source Bedework (du nom du moine Bède le Vénérable (673-735) connu pour ses travaux sur la mesure du temps). Développé dès 2003 au Rensselaer Polytechnic Institute (USA) sur les bases d’un autre outil ("UWCalendar"), premièrement pour la gestion de calendriers événementiels, cet outil a connu de nombreuses évolutions le rendant utilisable pour gérer des calendriers personnels. Relevons également son intégration réussie dans le portail MyEPFL par notre ancien collègue Predrag Viceic. L’intérêt pour ce produit est grandissant dans le monde universitaire : pas moins de 20 institutions l’utilisent, dont la dernière en date (et non la moindre) est University of California, Berkeley ! Bedework fait de plus partie des applications du consortium open source académique Jasig (voir l’article sur la conférence Jasig 2010 dans ce numéro).
Quelques atouts de myAgenda
MyAgenda est une solution complète de gestion d’agenda électronique. En voici quelques aspects qui la rendent séduisante.
Intégration dans le portail MyUNIL
MyAgenda est entièrement utilisable et configurable dans le bureau virtuel MyUNIL, ce qui le rend accessible depuis tout poste lié à Internet. Une aide en ligne, consultable via le bouton " ?" situé en haut à droite de la fenêtre "Agenda", en décrit dans le détail toutes les fonctionnalités.
Des calendriers à la carte
MyAgenda permet de définir autant de calendriers que désiré. Par défaut, un calendrier "professionnel", visible en mode "occupation" par toute la communauté universitaire, est proposé pour le personnel et un calendrier "mes cours" est disponible pour les étudiants ; un calendrier "personnel" est proposé à tous pour y inscrire ses rendez-vous privés.
Horaire de cours d’un étudiant en médecine sur myAgenda
Partages
Un système sophistiqué de droits permet d’envisager de nombreux scénarii de partage des calendriers, par exemple avec d’autres personnes ou membres d’un groupe, ouverture sur internet, délégation à une tierce personne de la gestion du calendrier professionnel. Créé à partir de l’application intranet de gestion des groupes, un calendrier de groupe permet d’imaginer une utilisation inédite de myAgenda pour la réservation d’une salle ou d’un matériel de laboratoire.
Vision simultanée de plusieurs calendriers
Les vues permettent d’afficher plusieurs calendriers par superposition, constituant ainsi des agendas, comme par exemple la superposition de son calendrier "personnel" et "professionnel". Cette technique permet de visionner d’un coup d’œil l’occupation de plusieurs personnes, le détail des rendez-vous étant affiché ou non selon les droits accordés sur les calendriers ainsi réunis.
Vue simultanée de plusieurs calendriers
Recherche de disponibilités
Pour autant qu’il en ait accordé le droit, les plages d’indisponibilité d’un membre de la communauté sont affichables.
Affichage des plages d’indisponibilité
Synchronisations
MyAgenda reste un outil web, forcément moins sophistiqué qu’un logiciel d’agenda qu’on peut trouver sur un poste de travail personnel. Il est cependant synchronisable avec de tels outils. Ceci permet donc de profiter des avantages de myAgenda tout en utilisant l’interface plus conviviale de ces outils lorsqu’ils sont disponibles, et sinon celle de myAgenda. Ces synchronisations sont basées sur la norme CalDAV. Tout logiciel de gestion de calendrier supportant cette norme peut être synchronisé avec myAgenda. C’est notamment le cas de Lightning, une extension pour Thunderbird (Mozilla, open source, gratuit et multi-plateforme) et de iCal (Apple).
Horaire de cours d’un étudiant en médecine sur iCal
Il en va de même pour certains PDAs et smartphones compatibles CalDAV, comme l’iPod Touch et l’iPhone, ce qui amène myAgenda dans votre poche !
Horaire de cours d’un étudiant en médecine sur iPhone
Mise en production
MyAgenda est disponible pour les étudiants depuis le début de l’année. Pour le personnel, la problématique de la transition d’un agenda existant vers myAgenda fait que des tests doivent encore être menés par plusieurs groupes pilotes. Si ces tests s’avèrent positifs, l’ouverture pourrait être envisagée courant avril déjà.
L’expérience de l’EPFL
par Predrag Viceic, chef de projet, EPFL-KIS
L’expérience faite d’un tel système à l’EPFL nous a montré que les possibilités d’utilisation de myAgenda sont multiples. Ainsi, par exemple dans notre groupe, Knowledge et Information Services (KIS) , nous utilisons le calendrier du groupe pour noter non seulement les réunions du KIS, mais aussi les présentations, les délais, les absences et les réunions des membres du KIS avec les autres personnes à l’EPFL. Ainsi, ce calendrier devient un tableau de bord de notre activité et nous permet de nous tenir au courant de ce que font nos collègues ainsi que, ce qui est fondamental dans nos activités quotidiennes, nous permet de nous "synchroniser" avec nos projets.
Les laboratoires utilisent les calendriers pour indiquer l’occupation des microscopes électroniques ou des salles de réunion. D’autres annoncent les manifestations sur leur site web via myAgenda. MyAgenda permet aux secrétaires de mieux gérer l’activité de leurs unités en publiant les dates de réunion et en centralisant les absences ou les occupations des salles.
MyAgenda correspond parfaitement aux "use cases" d’une grande école et sa souplesse saura vous séduire. De plus, c’est un projet open source qui, en tant que tel, a pu être adapté en interne aux besoins spécifiques de l’UNIL.
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