Une application web met le hasard au service des étudiants FBM

par Christian Tharin, conception et développement, Ci-UNIL

Les étudiants en maîtrise de médecine humaine doivent présenter un travail portant sur un sujet proposé par un tuteur. Une interface web leur facilite désormais la vie.


© Ioana Davies (Drutu) – Fotolia.com

Problématique

160 nouveaux étudiants entament une maîtrise de médecine humaine chaque année. Ils doivent choisir des sujets proposés par 500 tuteurs, tous enseignants à la FBM. Le travail pouvant durer 3 années, il y a actuellement près de 500 travaux de maîtrise en cours.

La FBM a choisi d’attribuer ces sujets aux étudiants par tirage au sort, mais en tenant compte des préférences de chacun. Une fois le tirage au sort effectué et le sujet fixé, l’étudiant et son tuteur se mettent d’accord sur l’abstract, les dates d’échéances échelonnées en 4 étapes et signent un protocole. Les tuteurs valident, étape par étape, l’avance des travaux.

Cette gestion est suffisamment lourde pour justifier une aide informatique compte tenu de sa complexification croissante, liée notamment au passage au système de Bologne. L’école de médecine a donc demandé au centre informatique de mettre à disposition des outils adaptés.


Avant le tirage au sort : saisie des choix par l’étudiant, classés par ordre de préférence

Le hasard au service des étudiants

Commencée en novembre 2009, l’application a permis la reprise des travaux de l’année académique 08/09 et le suivi complet de 09/10. Elle a été développée en PHP, comme toutes nos applications intranet.

Accessibles depuis internet, des pages web authentifiées permettent aux tuteurs d’introduire les sujets, puis aux étudiants d’indiquer leurs choix par ordre de préférence. Le secrétariat peut alors procéder au tirage au sort. C’est la première fois que l’informatique administrative fait intervenir le hasard dans ses programmes ! Il est possible de choisir le meilleur parmi plusieurs tirages.

Malheureusement, il y a toujours des étudiants qui se retrouvent sans sujet attribué après le tirage (cela dépend du nombre d’étudiants qui ont les mêmes préférences…). Il est alors nécessaire de procéder à un 2ème tour. Les tuteurs et étudiants vont alors préciser le résumé du projet (abstract), fixer les délais, puis apposer une signature informatique sur le protocole. L’application propose dès lors une page internet aux tuteurs permettant de valider les étapes des travaux quand ils les jugent complétées.


Les tuteurs détaillent les sujets avant la signature électronique par les 2 parties

Le secrétariat de l’école de médecine peut surveiller l’avance du processus. Une page intranet lui permet de prévenir par mail tous les participants qui seraient en retard dans ce processus :

  • les tuteurs qui n’ont pas encore proposé de sujet
  • les étudiants qui n’ont pas indiqué leurs choix
  • les étudiants contraints de participer au deuxième tour
  • les tuteurs/étudiants avec une échéance proche ou dépassée.

La signature du protocole et la validation finale du travail vont s’intégrer avec les résultats d’examens dans la gestion du suivi académique des étudiants.

Extension

Une extension a déjà été réalisée pour l’école de biologie. La décision de commencer cette adaptation a été prise en juin, les tuteurs ont entré leur sujet en septembre, les étudiants ont fait leur choix en octobre.

Les utilisateurs (tuteurs et étudiants) sont globalement satisfaits par le gain de temps engendré par l’utilisation de l’application informatique, même si une adaptation est nécessaire. Toute nouveauté nécessite en effet un apprentissage !

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