Les notes de HEC désormais aussi dans SylviaAcad

par Anthony Guye-Vuillème, responsable des applications académiques, Ci-UNIL

Par la mise sur pied d’un mécanisme d’importation automatique des données étudiant, les cursus détaillés des étudiants HEC des 15 dernières années sont maintenant intégrés dans SylviaAcad. Retour sur un projet complexe mais important pour la mise à disposition centralisée de l’ensemble des données académiques de l’UNIL.


© Andres Rodriguez – Fotolia.com

L’aboutissement d’un long processus

L’idée de synchroniser GIDE, la base de données académiques de la Faculté des HEC, et SylviaAcad, le système de gestion centralisé des plans d’études et des cursus étudiant développé au Ci, est née en 2005 déjà. Après différents essais, une première fonctionnalité est entrée en production en 2007 : en fonction des résultats d’examens décrits par HEC dans un flux de données XML, le niveau (année d’étude) et l’orientation de l’immatriculation des étudiants sont dès lors mis à jour ; cette information est exploitée immédiatement au niveau statistique.

En 2009, en collaboration avec M. Moriggia de HEC, est franchi un nouveau palier avec l’importation automatisée des plans d’études, des enseignements et des horaires HEC, ainsi que leur publication sur le site central de l’UNIL via une version remaniée de l’application Unidoc. A partir de ce moment, lorsqu’une modification est effectuée dans la journée sur GIDE, un flux XML est généré le soir et transféré sur le serveur SylviaAcad pour insertion et/ou mise à jour des données existantes. Au passage, une table de correspondance permettant de relier les objets GIDE et SylviaAcad est tenue à jour, ce qui va ouvrir la voie à la prochaine étape logique dans ce processus d’intégration des données, l’importation des données étudiant détaillées.

Comment cela fonctionne-t-il et quelles sont les données concernées ?

La première chose à relever est qu’il existe des différences notables de conception entre les deux systèmes, la plus importante étant la suivante : contrairement au système SylviaAcad qui ne gère qu’un seul type de plan, GIDE différencie les « plans officiels » des « plans étudiants ». Le plan officiel est copié pour chaque étudiant au début de ses études, puis chaque année, la nouvelle étape, contenant les matières de l’étudiant, est copiée dans son plan. Le système choisi par HEC offre beaucoup de souplesse pour la gestion des étudiants puisqu’il est possible de préparer des cursus complètement sur mesure pour les cas particuliers.


Un enseignement de la faculté des HEC

Dans SylviaAcad, la standardisation du traitement des étudiants est marquée du fait que le dossier des étudiants est composé uniquement de références directes au plan d’étude de la faculté. Il n’est donc volontairement pas possible de stocker un résultat sans qu’une entrée correspondante n’ait été déclarée au niveau du plan concerné, ce qui a rendu nettement plus complexe l’importation des cursus non standards. Des mécanismes, comme celui de l’ « épreuve à choix » qui permet de déclarer quand la substitution d’une épreuve par une autre est autorisée, ont du être utilisés intensément.

Une hiérarchie de six balises XML et leurs attributs ont été définis pour constituer le flux de données. C’est le numéro d’immatriculation, déjà présent dans les deux systèmes, qui est utilisé pour repérer l’étudiant concerné, les autres objets étant identifiés via la table de correspondance préparée lors de l’importation des plans d’études et des enseignements. Une importation de tout l’historique a été réalisée manuellement en 2010 et une procédure d’importation régulière a été mise sur pied : l’ensemble du dossier de tous les étudiants ayant un plan en cours ou terminé depuis moins de 6 mois est exporté/importé chaque dimanche, et tous les jours pendant la période d’inscription et de publication des résultats d’examen.

Les données échangées sont les suivantes :

  • les résultats obtenus au niveau du plan d’étude des étudiants ayant terminés leurs cursus (en cours, réussi(e), échec définitif, abandon etc.) avec moyenne et total des crédits
  • les résultats obtenus aux différentes étapes du cursus avec moyenne et total des crédits
  • les résultats aux séries et sous-séries d’examens présentées avec moyenne et total des crédits
  • les résultats aux matières et examens présentés avec note, pondération, crédits acquis, indicateur d’équivalence, état (réussi, absence justifiée, absence non justifiée, échoué), statut (obligatoire, optionnel, facultatif), unité organisatrice, etc.
  • les inscriptions aux enseignements/examens
  • les relevés de notes pour une session d’examen (PDF).


Prochainement les résultats seront également consultables directement en ligne

Des données, à quelle fin ?

Les exploitations possibles de données étudiant HEC sont nombreuses et celles-ci sont d’ores et déjà utilisées à différentes fins :

1) MyUNIL : à partir du moment où l’on reçoit les inscriptions d’un étudiant et que les horaires des enseignements sont disponibles dans le système, on peut lui proposer son agenda hebdomadaire personnalisé, ce qui est fait depuis la rentrée dernière pour les étudiants HEC. Ces derniers peuvent maintenant également consulter leurs résultats d’examen sur MyUNIL, dès que la publication est autorisée, en téléchargeant le relevé de notes au format PDF généré par la faculté ; prochainement les résultats seront également consultables directement en ligne, comme pour les autres facultés.

2) Statistiques : l’exploitation de ces données, en collaboration avec le Bureau des statistiques, a commencé sous la forme d’extractions avec ventilation des crédits inscrits et acquis. Ces extractions répondent à la fois à des besoins internes en statistiques et à des demandes émanant de l’Office fédéral de la statistique (OFS).

3) Echanges avec l’EPFL : un WebService a été mis en place l’année passée afin de livrer à l’EPFL le nombre et l’identité des étudiants UNIL suivant des enseignements EPFL. Sur la base de ces données, l’EPFL peut préparer ses salles de manière optimale et générer des inscriptions automatiques dans leur système, qui donnent droit notamment à la carte à puce EPFL, ceci de manière transparente pour les étudiants qui n’ont pas à s’inscrire plusieurs fois. Grâce à nos importations régulières, ce mécanisme fonctionne dorénavant également pour les étudiants HEC.


Extrait d’un « supplément au diplôme » HEC

La prochaine exploitation prévue des données HEC consiste en la génération complète du « Supplément au diplôme » depuis SylviaAcad. Actuellement, seule la première partie de ce document distribué avec le grade est produite par un programme du Ci, le détail du cursus suivi étant fourni sous la forme d’un relevé de notes joint au document principal. La version complète du « Supplément au diplôme » HEC est en cours de validation avec la Direction de l’UNIL et la faculté, elle devrait voir le jour prochainement.

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