MyAgenda prend son envol

par Jacques Guélat et Paulo Monteiro, conseil et études, Ci-UNIL

L’ouverture du service d’agenda électronique myAgenda se déroule lentement mais sûrement. A la population estudiantine, qui en profite depuis une année, se sont progressivement rajoutées diverses parties du personnel de l’UNIL, dont les membres de la direction et de ses services depuis le début de l’année. MyAgenda est dorénavant ouvert pour tous.


© Silkstock – Fotolia.com

Une ouverture très progressive du service

Il y a une année, nous vous présentions les principales fonctionnalités du nouvel outil d’agenda partagé, myAgenda, disponible dans le portail MyUNIL (voir iCi No 29). Il n’était à l’époque ouvert qu’aux étudiants. Remplis d’optimisme, nous annoncions alors son extension pour le personnel dans un horizon de quelques mois, après son peaufinage avec des groupes pilotes.

Ces groupes se sont alors succédés : de testeurs isolés au départ, la solution a progressivement été déployée pour des groupes de plus en plus grands et aux besoins de plus en plus complexes : décanats de faculté, personnel du CIG, de la BCU, pour finalement en arriver aux membres de la Direction de l’UNIL et de ses services centraux. Cette dernière étape, débutée mi-2010, s’est révélée particulièrement délicate, principalement lié au fait que le personnel concerné était accoutumé depuis de nombreuses années à l’utilisation du produit TeamAgenda.

Un passage de témoin délicat

Bien adaptée à de petits groupes de travail, la solution TeamAgenda est difficilement extensible à la taille d’une population de celle de l’université, aussi bien pour des raisons techniques que financières (évalué à ½ million de francs uniquement pour la partie logicielle). Par ailleurs, cet outil montrait des signes de faiblesse, particulièrement dans la synchronisation avec les PDA/Smartphone, et de graves lacunes de sécurité des données. Son remplacement était ainsi devenu inéluctable.

La résistance au changement est cependant un phénomène bien connu et d’autant plus aigu lorsque l’habitude existe depuis longtemps, plus de 10 ans en l’occurrence. De nombreuses séances de réflexion et formations ont alors dû être organisées pour obtenir finalement le feu vert de la direction à la fin de l’année, malgré l’existence d’un problème apparu avec les dernières version du client d’agenda sous Mac OS X (voir ci-dessous).

Ainsi, depuis le début de l’année, myAgenda a pris sa place au sein de la direction et de ses services. Les rendez-vous contenus dans l’ancien outil ont été migrés dans myAgenda durant la pause de Noël. Grâce à la bonne volonté de chacun, ce passage délicat s’est relativement bien passé, ce qui nous a permis d’entrevoir l’ouverture à tout le reste du personnel.


Evolution du nombre d’événements gérés dans myAgenda

Depuis l’ouverture du service pour les étudiants en janvier 2010, le nombre d’événements (rendez-vous, horaire de cours, etc.) saisis dans myAgenda a décuplé, comme le montre le graphique ci-dessous. On y voit clairement, en décembre, l’effet de la migration TeamAgenda. Les baisses sont dues aux abandons des horaires des cours des semestres passés.

Problème sur iCal

Le seul problème sérieux qui nous a été reporté depuis le démarrage de myAgenda dans les services de la Direction concerne les invitations faites sous iCal, le client de gestion d’agenda sur les Macs. Ce logiciel est synchronisable de manière complètement transparente avec myAgenda. Les utilisateurs de Mac le préfèrent à l’outil web de MyUNIL car il est très réactif et bien intégré aux autres outils du Mac. Jusqu’à la version 10.6.3 de Mac OS X, l’intégration était parfaite. Or, dans les dernières versions de cet OS, la fonctionnalité d’invitation a présenté des problèmes, contournables cependant par des moyens plus traditionnels (emails, Doodle). Ce problème est maintenant corrigé.

L’ouverture du service pour tous : c’est pour quand ?

MyAgenda est déjà utilisé couramment par plus de 1’000 personnes, dont 657 étudiants ayant synchronisé leur calendrier de cours (comment l’ont-ils fait ?). Avec la correction du problème sous iCal, myAgenda est complètement fonctionnel et peut donc être ouvert à tous, ce qui est maintenant chose faite. Nous recommandons fortement à toute personne intéressée de commencer par passer un peu de temps sur l’aide en ligne :


Onglet Agenda, bouton « ? » en haut à droite de la fenêtre MyAgenda

Bookmark and Share