MyAgenda : archive des événements et horaires de cours

par Jacques Guélat & Paulo Monteiro, groupe conseil et études, Ci-UNIL

Deux nouveaux services sont disponibles dans myAgenda : une archive des événements professionnels, promise lors de la transition de TeamAgenda à myAgenda, et un calendrier des horaires de cours pour les enseignants de certaines facultés.


© max – Fotolia.com

Une archive pour délester la production

Depuis son ouverture aux étudiants, puis progressivement au personnel, myAgenda grandit en nombre d’utilisateurs ainsi qu’en événements inscrits dans ses calendriers, à un rythme actuel de 300’000 nouveaux rendez-vous consignés annuellement. Cette croissance surcharge inutilement d’événements anciens la base de données de production, raison pour laquelle un archivage des événements professionnels (les plus nombreux dans myAgenda) est réalisé une fois par an (entre Noël et Nouvel An) sur un autre système. Lors de cette opération, tous les événements du calendrier « professionnel » dont la date est plus ancienne qu’un an sont archivés et détruits de myAgenda. Les événements des autres calendriers (privés, professionnels placés dans un autre calendrier, de groupes, de cours) ne sont pas touchés.

Un calendrier d’archives est défini pour chaque utilisateur de myAgenda possédant un calendrier « professionnel ». Il peut y faire des recherches sur l’historique de ses événements, voir le détail de chacun, les exporter en format ics, mais pas les modifier. De plus, contrairement aux calendriers de myAgenda, le calendrier d’archives n’est pas partageable.

Accès à l’archive

Le calendrier d’archives est accessible via l’article « Archives » de l’onglet « Agenda » dans MyUNIL ou directement à l’adresse https://archcal.unil.ch/ucal .


Accès aux archives depuis MyUNIL

5 ans d’historique TeamAgenda

L’ancien système TeamAgenda, utilisé principalement par les services centraux, a été désactivé. Afin de conserver un historique de son contenu, cinq années d’événements antérieurs au 1er janvier 2010 ont été importées dans le calendrier d’archives. Les événements plus récents ayant été importés dans myAgenda, il se retrouveront donc à terme également dans l’archive.

Horaires de cours dans myAgenda

Depuis début 2010, les étudiants ont la possibilité de charger leur horaire de cours du semestre courant dans un calendrier particulier de myAgenda, ce qui leur permet d’y avoir accès via un navigateur web depuis n’importe quel poste relié à Internet ou de le synchroniser avec un outil d’agenda sur leur ordinateur ou smartphone. Les cours affichés sont ceux où l’étudiant est inscrit, abonné ou invité. Actuellement, près de 700 étudiants profitent de ce service. Sur plus de 12’000 étudiant ce nombre peut paraître restreint, mais cette fonctionnalité n’est vraiment pertinente que pour les étudiants qui ont un horaire qui varie fortement d’une semaine à l’autre (étudiants de médecine par exemple).

Extension pour les enseignants

La procédure mise en œuvre pour les étudiants a été étendue dès la rentrée d’automne aux enseignants, pour autant que leur faculté ait saisi les informations nécessaires dans la base de données administrative SylviaAcad, à savoir :

  1. un horaire doit avoir été défini pour le cours;
  2. l’enseignant doit avoir été défini comme intervenant pour le cours.

La saisie de ces informations dans SylviaAcad n’est de loin pas la règle pour toutes les facultés, raison pour laquelle ce service n’est pour l’instant accessible qu’aux enseignants de FBM, Lettres et SSP.


Horaire de cours sur smartphone

Comment procéder ?

Dans myunil, onglet « Agenda », ces enseignants peuvent demander la création de leur calendrier de cours. Cette opération doit se faire par eux, une et une seule fois. L’aide en ligne de MyUNIL (onglet « Agenda », bouton « ? » en haut à droite de la fenêtre « myagenda ») contient un chapitre « Afficher mon calendrier de cours » spécialement destiné à expliquer comment procéder.

Une fois cette opération réalisée, un calendrier spécial « Mes cours » est créé dans leur myAgenda et y figurent toutes les occurrences de cours du semestre courant où ils ont été définis comme intervenants par leur faculté dans SylviaAcad.

Ce calendrier ne leur appartient pas car il est généré automatiquement depuis les informations régulièrement mises à jour dans SylviaAcad. Ils ne peuvent donc pas le modifier, mais peuvent l’afficher en superposition de leurs autres calendriers professionnels ou personnels et surtout (c’est le grand plus de cette solution) le synchroniser avec un outil d’agenda sur leur ordinateur ou smartphone. Lors du changement de semestre, les données du semestre échu sont éliminées et celles du nouveau semestre introduites automatiquement dans ce calendrier.

, ,