Un outil informatique sur mesure pour gérer les locaux de l’UNIL

par Dominique Verguet, responsable des applications centrales & et Sergio Mendolia, spécialiste en conception et développement), Ci-UNIL

Un aperçu d’un logiciel développé au Ci pour gérer au mieux l’allocation des surfaces disponibles à l’UNIL.


© olly – Fotolia.com

L’utilisation rationnelle des surfaces à disposition de l’UNIL revêt un caractère capital par rapport à son activité. L’UNIL se doit de mettre à disposition d’un professeur un local et l’infrastructure nécessaire pour qu’un cours soit donné dans de bonnes conditions dans la mesure du possible.

Un conflit de réservations n’est pas acceptable ; personne ne souhaite avoir à trouver une salle dans les minutes qui suivent pour une horde d’étudiants avides de connaissances, car la salle est déjà occupée…

L’attribution de ces espaces est un processus complexe qui doit prendre en compte un grand nombre de paramètres : capacité, équipements, lieu, horaires, disponibilité des participants, préférences des participants, etc…

L’objectif de ce nouvel outil demandé par Unibat (service des bâtiments et travaux de l’UNIL) était donc de maximiser l’utilisation des infrastructures de l’UNIL, pour mieux maîtriser les frais d’entretien et de fonctionnement. L’outil se devait d’être évolutif, capable de centraliser l’ensemble des réservations de biens de différents types : locaux, ressources, véhicules, etc. en s’intégrant au mieux dans les systèmes existants ou futurs tout en assurant une cohérence complète des données.

En chiffres

  • Plus de 2000 lieux et bureaux, dont 223 salles et auditoires de cours
  • 35621 salles réservées pour cours pour le semestre d’automne 2011
  • 2787 réservations d’examens pour le semestre de printemps
  • 4783 réservations ponctuelles depuis août 2011.


Exemple de statistiques fournies par le nouveau système concernant le taux d’occupation des salles de cours du site de Dorigny gérées par Unibat sur le semestre d’automne 2011

Rappel de l’historique

Avant la mise en place du nouvel outil, une fois l’horaire de cours élaboré, les facultés transmettaient leurs demandes de réservations de salles sous différents formats : Excel, mail, courrier, ou téléphone… Les informations étaient recueillies par l’équipe de gestion des salles pour validation ; cette tâche était en partie effectuée manuellement à l’aide d’un immense tableau mural et à l’aide d’une application informatique qui ne permettait pas une vision globale de l’occupation. Toutes les autres demandes de réservations (manifestations, séances, conférences, …) étaient transmises par e-mail au service de gestion des salles et saisies manuellement dans le système.

Il n’était jusque-là pas rare que des locaux utilisés une semaine sur deux soient demandés en permanence par les facultés pour se prémunir contre toute éventualité et pour éviter les conflits. Des locaux étaient considérés comme occupés dans le système alors qu’ils ne l’étaient pas en réalité. La saisie et la maintenance de ces demandes était longue et fastidieuse. Les données de réservations étaient fréquemment différentes entre la réservation de salle et le cours dans SylviaAcad (ensemble d’applications informatiques de gestion des cursus académiques).

Amélioration du processus

Compte tenu des nombreuses applications déjà en place à l’UNIL et intégrées dans le système d’information existant SYLVIA, comme la gestion académique des cours/enseignements/examens, la gestion des cours du centre de langues, la gestion des activités du service des sports, … le choix a été fait d’intégrer complètement le nouveau système dans le système d’information existant en réutilisant au maximum les informations déjà à disposition et en éliminant le plus possible les transferts d’informations non automatiques.


Les traitements restent décentralisés –> réutilisation des données

Les réservations de salles pour l’horaire de cours

Avant le début de l’année académique, les facultés définissent leurs horaires de cours. Ces informations sont entrées dans l’application de gestion académique des études (SylviaAcad) et les facultés précisent la salle souhaitée pour le cours.

Une fois l’horaire constitué, l’équipe de gestion des salles (un groupe du service Unibat) intervient. Les réservations ont été automatiquement générées dans le système, toutes les réservations qui n’entrent pas en conflit peuvent être confirmées. Les conflits sont analysés, le gestionnaire peut proposer un changement de salle. Les interventions de l’équipe de gestion des salles sur ces réservations sont visibles automatiquement et immédiatement par les facultés dans leur outil de gestion des cours SylviaAcad.

Après le début du semestre, de fréquentes adaptations doivent être effectuées. Toute adaptation de l’horaire de cours est directement visible par l’équipe de gestion des salles dans le nouveau système, car la réservation est entièrement dépendante du cours.

Le système assure ainsi la cohérence entre l’horaire de cours et la réservation des salles en maintenant un lien solide entre les informations saisies au niveau du cours et la réservation de salle qui en résulte. Il n’est donc plus possible de réserver des salles pour tout un semestre en ne l’utilisant que pour une ou deux dates.

Ce même processus d’interfaçage bidirectionnel entre SylviaAcad et la gestion des locaux a également été mis en place avec l’application de gestion des cours du centre de langues de l’UNIL et l’application de gestion des cours de vacances.


GL = Gestion des Locaux : ancienne application remplacée par l’application « Gestion des biens » présentée dans cet article

Les réservations de salles pour les examens

Quelques semaines avant les périodes d’examen, les facultés saisissent dans le nouveau système des demandes de réservations de salles, comme dans le cadre de l’horaire des cours. Ces demandes bénéficient d’une période bloquée où elles passent en priorité. Le processus de confirmation par l’équipe de gestion est le même que pour les réservations pour les cours. Les salles « confirmées » sont ensuite à disposition dans le système SylviaAcad lors de l’inscription aux examens.

L’utilisation du système SylviaAcad pour l’inscription aux examens permet d’autre part à l’équipe de gestion des salles de s’assurer que la salle est réellement occupée.

Les réservations ponctuelles

Les réservations ponctuelles représentent une part non négligeable des réservations. Le système permet à tout utilisateur Intranet autorisé d’effectuer une réservation de salle, parmi les salles qui lui sont ouvertes par les gestionnaires, en fonction de son unité d’appartenance. Par exemple, les salles de section de Lettres ne seront pas ouvertes aux réservations des membres du Centre informatique et inversement.

Si la réservation de la salle nécessite la validation d’un gestionnaire, la réservation faite par l’utilisateur a le statut « pré-réservé ». C’est au gestionnaire de valider cette pré-réservation. La salle sera accordée par le gestionnaire selon disponibilité du planning déjà établi, en tenant compte des priorités des cours et des examens.

Les forces de l’outil

L’outil mis en place permet une visualisation journalière des réservations des salles d’un bâtiment, ou d’une salle en particulier pour deux semaines, proche du tableau mural actuel qui permet de contrôler facilement les conflits. Les réservations sont colorées en fonction de la faculté effectuant la réservation.

Le système permet de gérer des réservations complexes. Par exemple : chaque jeudi, pendant trois mois, sauf le 02.10.2011. De cette manière la saisie de réservations de longue durée est facilitée.

Le système offre une assistance à la résolution de conflits lorsque plusieurs réservations sont faites pour la même salle sur la même période, notamment en proposant automatiquement des alternatives basées sur des critères prioritaires comme la capacité.

Conclusion

L’intégration de ce système permettra de réduire drastiquement les communications de réservation papier/e-mail/téléphone et les saisies manuelles dans plusieurs applications en automatisant les transferts de données. Le système est encore jeune mais permettra, lorsqu’il aura exprimé son plein potentiel, de transformer  en mauvais souvenir les conflits de réservation de salles et les salles réservées mais finalement pas utilisées. L’horaire des cours sera ainsi généré de la manière la plus efficace possible. Nous collaborons activement avec le service Unibat pour intégrer en douceur cette nouvelle application au travail quotidien des collaborateurs impliqués.

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