Démarche qualité au Ci : le point

par Pascal Jacot-Guillarmod, directeur, Ci-UNIL

La démarche qualité est une sorte de contrat qui nous lie avec la Direction. Bilan 2010-2011 des activités du Ci, accent mis sur les services à l’enseignement et aux étudiants.


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Gestion des enseignements et des enseignants

Au niveau de la fonction d’enseignement, notre principale contribution est le développement et la maintenance du système Sylvia (système lausannois pour la vie académique) de gestion des enseignements et de tenue des dossiers étudiants. Conformément au plan d’intention de la Direction, nous avons étudié l’opportunité de continuer dans cette voie autonome de développement d’une plateforme informatique en comparaison d’une extension de notre système d’entreprise SAP. Le plan d’action de la démarche qualité pour ce domaine se déclinait ainsi en 2010, avec le statut actuel :

Il était donc question d’étudier la voie à suivre pour le soutien des processus de gestion du domaine académique. Après une première analyse menée en 2010 sur la partie informatique, l’année 2011 a été marquée par l’étude de la facette académique. Les travaux de ce projet conduit par le Vice-rectorat enseignement et appelé Gestud se sont poursuivis ce début d’année : un rapport de comparaison entre les solutions SAP SLCM (student life cycle management) et néo Sylvia a été établi par un groupe de travail élargi Ci-Gestud. Ce rapport, soumis en avril à la Direction, lui a permis de se déterminer rapidement pour un renouveau conséquent de la solution actuelle, renouveau dénommé néo Sylvia.

Services aux étudiants

Dans le premier chapitre sur la gestion des enseignements, nous considérons l’étudiant comme faisant partie d’un groupe dont le point commun est le choix de la voie d’études. Ici dans la partie service, nous prenons l’étudiant comme un individu, responsable de mener à bien ses études et à qui nous devons fournir les outils et services appropriés. Le plan d’action de la démarche qualité pour ce domaine se décline ainsi :

La couverture Wi-Fi (réseau sans fil) est aujourd’hui totale sur l’ensemble des bâtiments UNIL à de rares exceptions près (bâtiments en chantier). 400 points d’accès sont installés aujourd’hui pour une charge atteignant 3’300 connexions simultanées en période de cours. En 2011, le nombre de machines desktop et laptop achetées par l’UNIL pour son personnel a atteint la parité pour la première fois. Le phénomène BYOD (bring your own device) joue aussi un rôle prépondérant, car le nombre d’appareils (MAC address très exactement, soit une adresse unique qui identifie chaque noeud d’un réseau) ayant accédé à notre réseau au moins une fois depuis le début de l’année s’élève à 70’000, alors que l’inventaire des machines achetées en contient dix fois moins.

La meilleure technologie Wi-Fi du moment est offerte sur le campus , comme le rappelle Ha Nguyen dans ce même numéro de CiNN.

MyAgenda, l’outil open source de partage des agendas, a été ouvert pour toute la communauté universitaire en mars 2011 dans le portail MyUnil. Aujourd’hui, la base de données contient 308’431 événements. Nous avons lié cet agenda à l’horaire des cours des étudiants, ainsi que pour les intervenants (corps enseignant) et mis en place un système d’archives. Le portail MyUnil connaît des pointes d’utilisation en période de publication de notes d’examen (17’339 logins quotidiens au maximum) et contient 21’278 documents liés aux cours et exercices. Enfin, l’onglet des actualités Actunil a bénéficié des améliorations suivantes, à la demande d’Unicom: gestion des vidéos, publications à la demande sur la page d’accueil, liens avec les réseaux sociaux.

En 2011, nous avons réalisé le projet PrintUnil 4 qui a apporté les nouveautés suivantes au système d’impression personalisée pour les étudiants: imprimer depuis son laptop, photocopier, scan to mail, s’authentifier et payer avec sa campus card UNIL. Le système tient ses promesses et 7’100’000 pages ont été produites cette année académique, ainsi que 700’000 photocopies. 186’000 documents ont par ailleurs été numérisés.

En mars de cette année, nous avons réalisé un sondage tous-UNIL sur l’impression publique. 82% des étudiants souhaitent des imprimantes PrintUnil à la Bibliothèque, 81% aimeraient recharger leur compte via le web et 71% tireraient avantage de quelques imprimantes couleur (au prix de 4 crédits par page).

Tendances générales, 2012 – 2014 (domaines enseignement et étudiants)

Dans le domaine de l’enseignement, la voie est tracée pour le renouvellement de la plate-forme applicative en un développement appelé néo Sylvia pour marquer la filiation et non la rupture entre l’ancien et le moderne. Cette part technique est le troisième des volets du projet Gestud de la Direction, qui vise à optimiser les niveaux de qualité et d’efficacité dans la partie automatisée de la gestion des études. Le premier volet porte sur la caractérisation des processus internes et sur leur simplification quand cela fait sens au niveau académique. Le deuxième volet est la mise en place d’un bureau de coordination entre les besoins des Facultés et les aspirations de la Direction.

Dans les services aux étudiants, je mettrai l’accent sur le portail MyUnil. Il doit d’abord subir une migration technologique et bénéficier d’un lifting, surtout pour la partie messagerie. Par ailleurs, des réflexion sont en cours avec le Riset (réseau interfacultaire de soutien à l’enseignement et technologies) pour améliorer le lien existant entre MyUnil et Moodle. Enfin, il doit s’intégrer dans la démarche Gestud pour présenter aux étudiants une vision cohérente de leurs outils web de gestion de leurs études.

Les actions ci-dessus se caractérisent toutes par une forte implication de la communauté universitaire et des services métier, pour mener et appuyer ces projets.

Cette forte implication rend nécessaire les caractéristiques d’un centre de services de dernière génération, évoquées par nos experts qualité externes lors de leur intervention en 2010 :

  • passer d’un service qui répond aux besoins à un service qui les anticipe
  • rendre les priorités transparentes
  • évoluer d’un rôle de fournisseur de services à celui de partenaire de confiance.

Le chemin est donc tracé pour atteindre ce niveau de qualité et le personnel du Centre informatique est conscient des enjeux. Les projets d’envergure que la Direction lance (Gestud par ex.) ou réalise actuellement (Géopolis) rendent cet esprit de partenariat entre communauté, métier et informatique indispensables. Puisse la confiance être au rendez-vous !

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