L’annuaire des sources, un outil de référencement des sources d’information à l’UNIL

par Raphael Mottier, consultant en systèmes d’information, Ci-UNIL, avec la participation de Fabienne Rouiller, documentaliste, ancienne collaboratrice de la Direction de l’UNIL

Le Ci a développé, sur demande de la Direction, une application qui répertorie des sources d’information avec l’idée de les partager.


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Un annuaire des sources à la Direction de l’UNIL

La circulation de l’information et son management sont au cœur de toute organisation, quelle que soit la taille de celle-ci. La Direction de l’UNIL n’échappe donc pas à cette règle. Chaque jour, elle reçoit ou utilise pour son fonctionnement une masse importante d’informations véhiculées par divers supports.

Dans le but d’une identification des sources d’information fiables et utiles, la documentaliste de la Direction s’était mise en quête d’un outil répondant à ce besoin. Opérationnel depuis ce mois d’avril et accessible depuis la page d’accueil du pôle DIM (documentation et information managériale), l’outil Dim@nnuaire recense les principales sources dans le domaine de l’enseignement supérieur en Suisse et en Europe, à savoir : journaux, publications scientifiques, blogs et sites web.

Pas de nouvelle application sans une approche « développement durable »

Le besoin ponctuel de la Direction de l’UNIL s’est avéré être une opportunité pour le Ci de concevoir un outil de manière à répondre dès le départ à un plus large public.

Cet outil s’adresse autant à des documentalistes qu’à :

  • des professeurs souhaitant partager leurs sources avec leurs étudiants
  • des associations d’étudiants désireux de communiquer des informations avec leurs membres
  • des services administratifs, des facultés et autres instituts pour référencer leur documentation
  • des informaticiens pour créer une base de connaissances.

Bilingue (français-anglais), il permet entre autres de couvrir les besoins d’une large frange de la population universitaire.

Sans une bonne description, une référence ne vaut rien

Tout y a été conçu pour permettre à un administrateur d’annuaire, ou à son acolyte le gestionnaire des sources, de décrire et de gérer de manière intuitive les sources d’information dont ils disposent.

Chaque source y est en effet décrite avec des éléments tels que : nom, description, mots-clés, éditeur, localisation, url du site web, format, vignette, le tout étant compatible avec plusieurs supports différents (journaux, magazine, blogs, etc.).

L’outil offre en outre la possibilité d’importer une liste de sources sous la forme d’un tableau Excel (modèle téléchargeable dans l’application), pour faciliter la récupération d’éventuels inventaires déjà existants.

Une source non partagée est une source perdue pour la communauté

L’autre point fort de cet outil est sans aucun doute le partage des sources. Pour cela, deux principes ont été mis en place.

Tout d’abord, l’outil a été conçu pour diffuser le contenu des annuaires à des groupes d’utilisateurs. Cela permet par exemple à un institut de ne partager ses sources qu’avec ses propres collaborateurs. La consultation des annuaires est donc pilotée par l’application Gestion des groupes de l’intranet administratif.

Ensuite, deux interfaces ont été élaborées pour répondre aux besoins des utilisateurs : l’interface d’administration, qui reprend les standards de l’intranet administratif, et une interface moderne de consultation spécialement travaillée pour les utilisateurs sur la base des standards web 2.0.

L’outil propose en outre différents accès aux sources répertoriées. En plus de l’affichage en liste, il est possible d’en trouver via une recherche simple, une recherche avancée qui permet de combiner plusieurs critères en vue d’obtenir des résultats plus ciblés, ou simplement en choisissant un mot-clé thématique dans le nuage de tags.

Une rubrique A la une permet aussi de mettre en valeur de nouvelles sources d’information en fonction de leur pertinence ou encore de leur lien avec l’actualité.

Comme un exemple vaut mieux que des grands discours, nous vous invitons donc à venir consulter un annuaire ouvert à l’ensemble de la communauté UNIL :

Mon annuaire promotionnel

L’accès en consultation est aussi possible depuis l’intranet administratif (application Annuaire des sources, menu Consulter mes annuaires).

Ça m’intéresse… comment faire pour créer mon annuaire ?

Rien de plus simple ! Il suffit de demander l’accès en gestion à l’application Annuaire des sources dans le formulaire prévu à cet effet, puis d’accéder au menu Administrer mes annuaires dans l’intranet administratif.

Il ne vous reste alors plus qu’à cliquer sur le bouton Ajouter un nouvel annuaire et à commencer de décrire vos sources. Un mode d’emploi est à votre disposition. Nous vous souhaitons bien du plaisir avec ce nouvel outil !

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