ALUMNIL, ou l’intégration d’un SaaS à l’UNIL

par Sylvain Nohl, responsable DataWareHouse, Ci-UNIL

Le portail ALUMNIL est le réseau social des anciens diplômés de l’UNIL. Aperçu sur une application développée en mode SaaS pour l’alimenter.


© buchachon – Fotolia.com

Origine du projet

Garder le contact avec les anciens étudiants de l’UNIL : tel est l’objectif de la plateforme ALUMNIL qui réunit l’ensemble des gradués de l’UNIL et se veut à la croisée des savoirs et des disciplines. Celle-ci offre gratuitement aux étudiants diplômés des possibilités de réseautage, une redirection d’adresse email à vie, des offres d’emploi et surtout, l’opportunité de rester connectés avec leur université et leurs camarades après la fin de leurs études. La condition d’accès pour bénéficier du titre d’alumni et devenir membre du réseau ALUMNIL est d’avoir obtenu un diplôme (bachelor, master ou doctorat) à l’UNIL.

Le Bureau des alumni qui assure la gestion de la plateforme, propose régulièrement aux alumni des ateliers, rencontres et visites d’expositions en lien avec l’UNIL. Autant d’opportunités pour l’alumni de développer ses connaissances de d’agrandir son réseau.

La communauté ALUMNIL a vu le jour en novembre 2011, date de l’ouverture du portail ALUMNIL, principal outil de communication et de gestion de la communauté.

Le portail ALUMNIL en quelques mots

L’UNIL a choisi d’héberger son portail ALUMNIL chez un partenaire selon une gestion en mode SaaS. Pour rappel, la gestion en mode SaaS permet à une entreprise de ne plus installer d’applications sur ses propres serveurs mais de s’abonner à des logiciels en ligne et de payer un prix qui varie en fonction de leurs utilisations effectives. En utilisant le mode SaaS, l’UNIL n’héberge pas son application ALUMNIL et ne stocke pas les données de cette application en interne. Ces données et applications sont hébergées par la société IntraWorlds située en Allemagne. La maintenance et les mises à jour des applications sont gérées en externe par ce prestataire.

Les utilisateurs (les alumni) doivent simplement disposer d’un ordinateur et des codes d’accès au service en ligne pour pouvoir accéder au portail. La gestion du portail (mises à jour des pages communautaires, informations diverses, etc) est du ressort du Bureau des alumni. Les données du portail propres à chaque alumni peuvent être complétées par ces derniers s’ils le souhaitent en fonction du développement de leur carrière professionnelle. Toutefois les données des étudiants sont automatiquement enregistrées ou mis à jour dans le portail dès qu’ils sont diplômés et cela au moyen d’une application développée au Ci de l’UNIL.

Principes mis en œuvre pour le chargement du portail

L’UNIL a souhaité mettre à jour automatiquement les données des étudiants nouvellement diplômés dans la plateforme ALUMNIL avec les informations disponibles dans les applications administratives de l’UNIL.

D’un point de vue informatique le projet a nécessité plusieurs étapes. Un premier chargement des données des étudiants a été réalisé à partir d’une extraction des données administratives contenues dans les bases de l’UNIL. Ce premier chargement a permis d’initialiser le portail avec les informations des gradués UNIL à partir de janvier 2010 et des gradués de l’Association des alumni de HEC, soit un total de 12’614 personnes. Ce premier chargement a été complété ensuite par des données provenant de fichiers fournis par des associations d’alumni intéressées à disposer d’une communauté spécifique sur le portail.


Schéma de traitement des données des étudiants nouvellement diplômés.

Enfin depuis septembre 2012 un traitement automatique est réalisé chaque fin de mois pour introduire les données des étudiants nouvellement diplômés dans le portail et pour mettre à jour les profils des membres (après obtention d’un nouveau grade UNIL par exemple).

Du fait d’une architecture technique répartie sur 2 sites distants, le principe adopté pour la mise à jour à repose sur des outils et des standards opensource. Les données concernant les nouveaux étudiants diplômés proviennent de la base de données administrative (Sylvia) de l’UNIL. Les données sont extraites avec le logiciel opensource Talend qui est un ETL, c’est-à-dire un logiciel destiné à l’Extraction, la Transformation et le chargement de données (=Loading). Ces données sont ensuite formatées en une série de fichiers XML. Ces fichiers sont enfin transmis via internet en respectant le protocole OpenSocial au serveur de la société IntraWorlds qui se charge de traiter et de stocker ces informations dans sa propre base de données. Parallèlement à l’envoi des fichiers chez IntraWorlds et pour garder un contrôle sur les données transmises, des fichiers de log sont envoyés au Bureau des alumni pour permettre la vérification des données transmises ainsi que pour traiter les cas particuliers. Ce processus de chargement des données depuis Sylvia vers IntraWorlds est entièrement automatisé et déclenché chaque début de mois.

Retour d’expérience du projet en mode SaaS

Cette architecture répartie en plusieurs environnements géographiquement séparés nécessite d’adopter des standards pour l’échange de données entre plateforme. Dans le cas de l’échange de données avec IntraWorlds il était nécessaire de respecter la norme OpenSocial. Si cette norme constituée d’un ensemble d’API destinées au réseautage social développées par Google fait l’objet de nombreuses publications sur le net et ne présentent pas de difficultés d’utilisation particulières, il n’en demeure pas moins que les compétences sur ce type de normes ne sont pas légion ! Autres difficultés rencontrées inhérentes au mode SaaS : la communication avec notre partenaire IntraWorlds a été parfois un peu délicate. Témoin les tests de notre application de transfert de données vers le serveur de données IntraWorlds. Cette phase du projet s’est avérée particulièrement chronophage. Il était parfois difficile d’obtenir un retour d’informations sur les tests réalisés, le Ci n’ayant par ailleurs aucun accès direct au serveur de données IntraWorlds pour contrôler directement le bon déroulement des tests. De plus la plateforme technique IntraWorlds a plusieurs fois changé de version au cours de notre projet. Pour assurer le suivi des demandes ou des bugs constatés sur ce logiciel hébergé en Allemagne, le Ci a également intégré le projet ALUMNIL dans son logiciel de suivi de demandes, OTRS. Chaque changement de version du côté IntraWorlds impliquant son lot de correctifs dans notre propre application. A l’opposé l’environnement technique coté UNIL était bien maîtrisé que ce soit au niveau des bases de données qu’au niveau de l’ETL TALEND, logiciel récemment introduit au Ci. De même l’échange d’information avec le Bureau des alumni a été très constructif permettant une mise au point fine de l’application et l’introduction de nombreux contrôles garantissant une excellente qualité des données transmises dans le portail.

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