Subventions

Tu veux organiser un évènement culturel, sportif ou festif sur le campus? Tu édites une revue qui permet à des étudiant-e-s de partager leurs connaissances? Tu as d’autre projets qui permettraient d’animer le campus, la vie universitaire? Mais tu manques de fonds… La FAE peut t’aider.

Comment faire?

Tout est dans le règlement

Ou presque…

Quelques indications/demandes/souhaits/suppliques concernant les dossiers de subvention :

Quand envoyer un dossier?

Les dossiers de subvention sont envoyés aux délégué-e-s deux semaines avant leur Assemblée. Il est donc nécessaire d’envoyer votre dossier assez tôt pour que nous ayons le temps de nous rencontrer et pour que le Bureau émette son préavis avant l’envoi. Voici les dates butoirs (date de réception par le secrétariat de la FAE) de l’année académique 2014-2015 pour chaque AD :

AD du 28 octobre: 7 octobre
AD du 25 novembre :
4 novembre
AD du 24 mars :
 3 mars
AD du 28 avril:
 7 avril
AD du 19 mai: 28 avril

Que faut-il mettre dans le dossier de subvention?

Pour qu’un dossier de subvention soit complet, il doit (obligatoirement) contenir un certain nombre d’informations:

  • Une lettre de présentation du projet
  • Un budget
  • Des comptes
  • Les coordonnées bancaires de l’association

Pour quelles raisons une subvention peut-elle être refusée?

Comme le stipule le règlement:
« La FAE se réserve le droit de refuser de subventionner certains projets, notamment:
a. S’ils visent une partie trop réduite du corps estudiantin;
b. S’ils ne présentent aucun intérêt pour la communauté estudiantine;
c. S’ils répondent à des intérêts essentiellement privés;
d. Si d’autres sources institutionnelles directement concernées n’ont pas été sollicitées;
e. S’ils ne respectent pas la charte d’égalité de la FAE;
f. Si le dossier est incomplet et que les documents demandés en complément n’ont pas été envoyés dans un délai de trois jours après la demande. »

La subvention concerne un projet précis ou un ensemble de projets. Pour le dire autrement, la subvention n’est pas versée à une association, mais pour aider une association à réaliser un ou des projet(s).

Quelques précisions concernant la forme:

  • Merci de ne pas envoyer des dossiers chargés de photos, même belles voire artistiques. Ces petites choses sont très gourmandes en mémoire.
  • Merci d’envoyer le dossier en format .pdf
  • Merci de privilégier la qualité à la quantité. Un dossier de 50 pages n’est pas forcément un bon dossier, sans compter que nous n’aurons pas forcément le temps de le lire. Quelques pages de présentation suffisent largement. Une page synthétique vous vaudra notre reconnaissance éternelle.

Comptes et budget

Les comptes
Les comptes sont vos dépenses et recettes effectives, toutes soigneusement triées par rubriques, des exercices antérieurs (c’est-à-dire des années précédentes).

Le budget
Un budget se différencie des comptes, puisqu’il s’agit d’une estimation des recettes et des dépenses, toutes soigneusement triées par rubriques, de l’exercice à venir ou, dans le cas présent, d’un projet particulier ou d’un ensemble de projets.

Attention, les chiffres doivent être soigneusement triés par rubrique (évitez d’envoyer un budget d’une ligne du type «Fonds de roulement: 3000.-»). Voici un petit exemple de budget:

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Repas en l’honneur du secrétaire général de la FAE

Dépenses :

Boissons: 100.-
Traiteur: 300.-
Couverts: 50.-
Cadeau: 2.-
Location de la salle: 100.-
Cartons d’invitation: 80.-
Etc.

Total des dépenses: 632.-

Revenus:

Collecte: 332.-
(chorale à St-Laurent le 5.11.20aa)
Subvention de X: 100.-
(demande en cours)
Subvention de Y: 100.-
(obtenue)
Subvention demandée à la FAE: 100.-

Total des revenus: 632.-

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Voici un double tableau (comptes et budget) qui peut être utile:
Subventions_TABLEAU COMPTES BUDGET 

A bientôt au bureau 1192!