Ressources informationnelles et Archives de l’Université de Lausanne

Nos ressources

Les archives de l’Université de Lausanne comptent parmi les plus anciennes des universités suisses. Animées dès 1984, elles ont été officiellement fondées en 1991, avant d’être transformées en 2004 en un service administratif, avec un budget de fonctionnement, puis développées en 2013 en y joignant la veille documentaire, la gestion électronique de documents et le records management. Le service des Ressources Informationnelles et archives (UNIRIS) gère le patrimoine de l’Université, postérieur à 1945, quel qu’en soit le support. Collaborateurs et collaboratrices encadrent un personnel temporaire constitué majoritairement d’étudiants chargés des tâches de prise en charge et de traitement.

UNIRIS dispose depuis quelques années d’un centre de numérisation (papier, son, image) qui favorise à l’interne la diffusion par le WEB des documents historiques importants.

Nos prestations

Le service des ressources informationnelles et archives (UNIRIS) est chargé de la veille documentaire, de la gestion, de la conservation et de la mise en valeur des informations et documents d’archives, sur support numérique ou papier, générés au sein de l’Université de Lausanne. Notre mission est orientée vers la gouvernance informationnelle.

Reconnu comme un service transversal et ouvert vers l’extérieur, nous établissons des bonnes pratiques documentaires pour l’entier du cycle de vie de l’information et prenons en charge l’ensemble de la production administrative des différents services et facultés de l’UNIL.

En matière d’archives, nous traitons les fonds administratifs de l’UNIL, des fonds spéciaux (documents iconographiques, audiovisuels, objets, publications, etc.) ainsi que quelques fonds privés, notamment de professeur. Notre service offre ses prestations aux collaborateurs internes de l’UNIL, aux chercheurs et au grand public.

Nos approches

UNIRIS a reçu de la Direction de l’UNIL la mission de développer une gouvernance informationnelle. Notre champ d’activité couvre ainsi les domaines technique, organisationnel et humain de la production, de l’exploitation, du partage, de la sécurisation, de la capitalisation et de la préservation de l’information, soit l’entier du cycle de vie de l’information produite et reçue au sein de l’Université.

Nos défis

La mise en application en 2012 de la Loi vaudoise sur l’archivage donne aux établissements de droit public la possibilité d’obtenir une autonomie dans le traitement de leurs archives. L’UNIL a souhaité profiter de cette opportunité et se doter des moyens de conserver officiellement ses archives historiques postérieures à 1945. Cette démarche devrait lui permettre de trouver les solutions les mieux adaptées au délicat problème des archives électroniques, qui, produites dès le milieu des années 80, commencent à parvenir à UNIRIS.

Nos attentes

Lorsqu’il s’agit de gérer des flux d’informations, de tenir compte de la multiplication des obligations légales et réglementaires, l’angle patrimonial classique des archives n’est pas suffisant et ne saurait être une fin en soi. La mise en place d’une nouvelle approche de type « gouvernance de l’information » doit se développer et être appréhendée sous l’angle d’une gestion responsable à long terme des données et documents numériques et papier.